الأخطاء المحاسبية وتصحيحها .... تعلم كيف؟

تحدث بعض الخطاء في المراحل الحسابية المختلفة قد تنتج من السهو، أو الجهل، أو الإهمال، أو سوء النية، ولذلك يجب وضع نظام رقابة يمنع مثل هذه الأخطاء ويعمل على اكتشافها ومعالجتها في حال وقوعها.

أ‌)        طرق اكتشاف الأخطاء المحاسبية:

يمكن اكتشاف الخطاء المحاسبية في نفس السنة المالية، أو بعد انقضائها، ويحدث ذلك نتيجة عدة إجراءات نذكر بعضها فيما يلي:

1- التدقيق والرقابة داخل المنشأة.

2- التقيق والرقابة من قبل مدقق الحسابات أو مقدر الضريبة.

3- عدم تطابق جانبي ميزان المراجعة.

4- عدم تساوي مجموع المبالغ المدينة والدائنة في دفتر اليومية العام.

5- عدم تطابق الرصيد الدفتري لحساب البنك مع الكشف الوارد من البنك.

6- عن طريق الصدفة أو مطالعة الدفاتر المحاسبية.

ب) أنواع الأخطاء المحاسبية:

هناك عدة اجتهادات:

1-    تصنيف الأخطاء المحاسبية حسب سنة اكتشافها:

-         أخطاء تكتشف خلال السنة المالية وهذه من السهل تصحيحها.

-         أخطاء تكتشف خلال السنة المالية اللاحقة وهذه يترتب عليها التوصل إلى نتيجة أعمال خطأ.

      2- تصنيفها حسب تأثيرها على ميزان المراجعة:

                  -     أخطاء لا تؤثر على ميزان المراجعة مثل نسيان عملية حسابية وعدم تسجيلها

                 بالكامل.

-         أخطاء تؤثر على ميزان المراجعة وهذه يمكن اكتشافها عند جمع الأرصدة المدينة

 والأرصدة الدائنة.

3-    تصنيفها حسب طبيعة ونوع الخطأ:

ا) أخطاء السهو .

     ب) الأخطاء الارتكابية .

      ج) الأخطاء الفنية .

       4- تصنيفها حسب موقع حدوثها واكتشافها:

ا) أخطاء تظهر في دفتر اليومية.  

  ب) أخطاء تظهر في دفتر الأستاذ العام.  

ج) أخطاء تظهر في ميزان المراجعة.

سنعتمد في هذا الفصل تصنيف الأخطاء حسب موقع حدوثها وبيان طبيعتها ونوعها:

أولاً   الأخطاء التي تظهر في دفتر اليومية العام وطرق تصحيحها:

لما كان ليس من الجائز الشطب والتصحيح في دفتر اليومية العام لذا يمكن اتباع طريقتين لتصحيح الأخطاء:   

ا) الطريقة المطولة    : يتم تسجيل قيدين:

1- قيد إلغاء القيد الخطأ.   

 2- قيد التصحيح.

ب) الطرقة المختصرة: يتم تسجيل قيد واحد لإلغاء الخطأ وإثبات ما هو صحيح.

يمكن تصنيف الأخطاء التي تقع في دفتر اليومية العام إلى:

1-    أخطاء السهو الكلي: عدم تسجيل عملية بالكامل ويمكن اكتشافه بمراجعة الدفاتر وفحص كشوفات الحسابات المختلفة ويصحح بالطريقتين ، المطولة والمختصرة.

2-    أخطاء ارتكابية كلية في المبلغ: ينتج عنم تكرار نفس الخطأ في جانبي القيد فلا يظهر في ميزان المراجعة ويصحح بتسجيل الفرق حسب الطريقتين.

3-    أخطاء ارتكابية جزئية في المبلغ: ينتج عن خطأ في كتابة المبلغ في أحد طرفي القيد، وهذا يؤثر على ميزان المراجعة وهذا الخطأ لا يمكن تصحيحه بالطريقة المختصرة، وإنما بالمطولة دائما.

4-    أخطاء ارتكابية جزئية في اسم الحساب:ينتج عن خطأ في اسم الحساب، ح/ أحمد بدلا من ح/محمد ، فلا يؤثر على ميزان المراجعة، ويمكن اكتشافه بمطابقة الأرصدة الدفترية للعملاء والموردين مع الكشوفات التي ترد منهم ويمكن تصحيح هذه الخطاء بالطريقتين المطولة والمختصرة.

5-    أخطاء ارتكابية جزئية معوضة ( متكافئة ): أن يحدث خطأ في حسابين مختلفين بنفس القيمة بحيث يعوض أحدهما الآخر ، +20 في الصندوق ، -20 في البنك، فلا يظهر في ميزان المراجعة ولذا لا يصلح إلا بالطريقة المطولة.

6-    الأخطاء الفنية: تحدث نتيجة جهل المحاسب بقواعد المحاسبة ويمكن تصحيحها بالطريقة المطولة والمختصرة.

ثانياً   الأخطاء التي تظهر في دفتر الأستاذ العام وطرق تصحيحها:دفتر الأستاذ ليس من الدفاتر الإلزامية، وبالتالي يمكن تصحيحها بشطب الخطأ باللون الأحمر وكتابة التصحيح مع توقيع المحاسب ، وتصنف إلى:

1-    أخطاء السهو الجزئي:

تحدث عندما يسجل القيد صحيحا في دفتر اليومية، ويرحل أحد طرفي القيد إلى دفتر الأستاذ دون الآخر،وهذا يؤثر على ميزان المراجعة ويكتشف بمراجعة عمليات الترحيل، ويصحح بترحيل المبالغ إلى الحساب المعني.

2-    أخطاء ارتكابية: أخطاء يقع فيها المحاسب أثناء الترحيل في المبلغ أو اسم الحساب وهذه يتم شطبها وتصحيحها والتوقيع عليها.

الأخطاء التي تظهر في ميزان المراجعة وطرق تصحيحها:

بعد إعداد ميزان المراجعة ممكن أن نواجه بأحد احتمالين:

الاحتمال الأول: أن يتعادل طرفي ميزان المراجعة، ويمكن البحث عن الأخطاء واكتشافها بمراجعة

                    الدفاتر .

الاحتمال الثاني: ألا يتعادل طرفي ميزان المراجعة:

يمكن البحث عن الأخطاء بالخطوات الآتية:

1-    إعادة جمع الطرف المدين والطرف الدائن للتأكد من صحة الجمع.

2-    التأكد من صحة عملية النقل من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة.

3-    التأكد من صحة الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ.

4-    التحقق من صحة أرصدة حسابات العملاء والموردين بالمقارنة مع الكشوف المرسلة من البنك.

الحساب المعلق:

إذا لم يتمكن المحاسب من اكتشاف الخطاء التي نجم عنها توازن ميزان المراجعة فإن المحاسب يلجأ لإلى فتح حساب باسم معلق في دفتر الأستاذ بحمل الفرق بين جانبي ميزان المراجعة بدون إجراء قيود مسبقة في دفتر اليومية، ويكون التوازن الناشئ عن حساب المعلق توازنا مؤقتا لحين اكتشاف الأخطاء وتصحيحها، ويجب التنويه بعدم جواز فتح الحساب المعلق بالدفاتر لأنه يتعارض مع المبادئ المحاسبية والتي لا تسمح بالقيد إلا بناء على مستندات.

 مثــــــــــال :

بتاريخ 31/12/1996 كان مجموع الجانب المدين لميزان المراجعة لشركة النوار التجارية 5450 دينار ومجموع الجانب الدائن يبلغ 4900 دينار ولم يتمكن المحاسب من اكتشاف الأخطاء التي سببت هذا الاختلاف مما استوجب فتح حساب معلق بالفرق وبمراجعة الدفاتر تبين ما يلي:

1-    باعت الشركة في 10/2 بضاعة إلى العميل خالد بمبلغ 500 دينار وقيدت العملية في دفتر اليومية ولكن عند الترحيل لم يرحل المبلغ إلى الطرف الدائن من حساب المبيعات.

2-    2- بتاريخ 10/4 اشترت الشركة آلة بمبلغ 250 دينار من الشركة العربية المتحدة فقيدت العملية في دفتر اليومية ولكن الخطأ في ترحيل المبلغ الدائنة به الشركة العربية المتحدة إذ سجل 205 بدلا من 250 دينار.

3-    3- بتاريخ 10/6 ورد للشركة شيك بمبلغ 100 دينار من عميلها محمد وقيد صحيحا بدفتر اليومية ولكنه رحل إلى الجانب الدائن من حساب محمود.

4-    بتاريخ 20/7 اشترت الشركة بضاعة من أدهم بمبلغ 750 دينار على الحساب فقيد المبلغ 570 دينار أمام كل من الطرفين ورحل على هذا الأساس.

5-    في 15/8 لم يدرج المحاسب حساب الخصم المسموح به وقدره 95 دينار في الميزان.

6-    بتاريخ 20/ 10 رد حسني إلى الشركة بضاعة بمبلغ 50 دينار فقيدت صحيحة في دفتر اليومية ولكن عند الترحيل أخطأ المحاسب فأثبت المبلغ في الجانب المدين من حساب حسني.

المطلوب:

1- بيان ما هو تاثير هذه الأخطاء على توازن الميزان.

2- إجراء القيود اللازمة لتصحيح الأخطاء السابقة.

3- تصوير حساب المعلق في دفتر الأستاذ.

الحل:

1-    الخطأ الأول:

يؤثر على توازن الميزان في الجانب الدائن بنقص قدره 500 دينار ويكون قيد تصحيحه:

500 من ح/ معلق

       500 إلى ح/ المبيعات

2- الخطأ الثاني

يؤثر على توازن الميزان في الجانب الدائن بنقص قدره 45 دينار ( 250 _ 205 ) يتم تصحيحه بالقيد التالي:

45 من ح / المعلق

       45 إلى ح / الشركة العربية المتحدة

3-    الخطأ الثالث:

هذا الخطأ لا يؤثر على توازن ميزان المراجعة ويتم تصحيحه حسب الطريقة المختصرة بالقيد:

100 من ح/ محمود

    100 إلى ح / محمد

4-    الخطأ الرابع:

هذا الخطأ لا يؤثر على توازن ميزان المراجعة ويتم تصحيحه حسب الطريقة المختصرة كالتالي:

180 من ح / المشتريات

       180 إلى ح / أدهم

5-    الخطأ الخامس:

هذا الخطأ يؤثر في توازن ميزان المراجعة حيث يترتب عليه عدم إدراج ح/ الخصم المسموح به في الجانب المدين بمبلغ 95 دينار ويتم تصحيحه كما يلي:

      95 من ح/ الخصم المسموح به

             95 إلى ح / المعلق

6-    الخطأ السادس:

هذا الخطأ يؤثر على توازن الميزانم بنقص في الجانب الدائن بمقدار ضعف المبلغ أي 100 دينار كون الخطأ أصلا بمبلغ 50 دينار واثبت في الجانب المعاكس للجانب الصحيح، ويتم تصحيحه كما يلي:

         100 من ح / معلق

                      100 إلى ح/ حسني

         منه                            ح/ معلق                             له

مثال شامل:

في 31/12/1996 كان مجموع الأرصدة المدينة لميزان المراجعة للتاجر محمد 16450 دينار ومجموع الأرصدة الدائنة 14165 دينار وقد فتح بالفرق حساب معلق وكما هو مبين في الميزان أدناه

وبعد تدقيق السجلات أكتشفت الخطاء التالية:

1-    تم سحب كمبيالة بمبلغ 800 دينار لأمر حسني بتاريخ 25/11/96 سجلت باليومية بقيد صحيح وقد رحل المبلغ لحساب حسني ولم يرحل على حساب أوراق الدفع.

2-    مردودات المشتريات بقيمة 97 دينار رحلت على حساب مردودات المشتريات بمبلغ 79 دينار.

3-    مبيعات بمبلغ 1000 دينار رحلت إلى حساب المبيعات بمبلغ 100 دينار.

4-    دفع مبلغ 325 دينار أجور العمال رحلت على حساب أجور العمال بمبلغ 532 دينار.

5-    اشترى أثاث بمبلغ 260 دينار رحلت إلى حساب الثاث بمبلغ 620 دينار.

المطلوب:

أ‌-        تسجيل القيود اللازمة لتصحيح الخطاء.

ب‌-    ترحيل الحسابات على دفتر الستاذ.

ج- إعداد ميزان المراجعة المعدل للتاجر محمد كما في 31/12/1996

الحل:

أ‌-        تسجيل قيود التصحيح في دفتر يومية التاجر محمد:

1-                 800 من ح/ المعلق

                   800 إلى ح/ أوراق الدفع

2-                 18 من ح/ معلق

                 18 إلى ح / مردودات المشتريات ومسموحاتها

3- 900 من ح/ المعلق

        900 إلى ح/ المبيعات

4-   207 من ح / المعلق

              207 إلى ح / أجور العمال

5-      360 من ح/ المعلق

                360 إلى ح / الأثاث

ب‌-    ترحيل الحسابات إلى دفتر الستاذ:

منه           ح/ المعلق               له          منه             ح/ أوراق الدفع              له

800 إلى ح / أ دفع                            2285 الرصيد(الفرق في الميزان        3000 رصيد دائن                          2200 رصيد سابق

18 إلى ح/م. المشتريات                                                                                                              800 من ح/ المعلق

900 إلى ح/ المبيعات

207 إلى حم أجور العمال

260 إلى ح/ الأثاث

________                                    _________                           __________                                   __________

2285                              2285                                                     3000                                    3000

منه      ح/م. المشتريات ومسموحاتها        له     منه          ح/ أوراق الدفع             له

97 رصيد دائن                 79 رصيد سابق        5786 رصيد دائن  4886 رصيد سابق

                                 18 من ح/ معلق                             900 من ح/ المعلق

_______                  _________            _______                    ________

97                                97                      5786                          5786

منه          ح/م. أجور العمال         له           منه                ح/ الأثاث              له

532 رصيد سابق           207 من ح/ المعلق      620 رصيد سابق            360 من ح/ المعلق

                                  325 رصيد مدين                                           360 رصيد مدين

_____                      ______                 _______                    ________

532                            532                     620                              620

ميزان المراجعة المعدل للتاجر محمد في 31/12/96

وفقكم الله